Třiďte správně dokumenty a mějte v nich pořádek

Publikováno: 22. 12. 2017

Pro někoho skoro druhý domov. Minimálně časem, který v práci stráví. Oblíbeností už pravda tolik ne. Každopádně, doma i v práci by měl být pořádek a v kanceláři se úklid nejvíce pozná na dokumentech. Pokud své dokumenty průběžně netřídíte a nezakládáte do připravených složek, možná si koledujete o malér. Není možné mít dokonalý pořádek v kanceláři každý den, ale ten správný systém zvládne i pár dní i týdnů nepořádku a stále nebudete mít pocit naprostého zmatku.

Šanony, složky a folie

Samozřejmě se snadněji organizuje pár dokumentů, než krabice rok starých faktur, ale vše se dá zvládnout. Důležité dokumenty vložte do eurofolie a ty méně důležité můžete rovnou proděravět a vložit do šanonu. Pokud do šanonu budete vkládat dokumenty patřící do různých kategorií, myslete na rozdělovače. Ty se dají koupit, nebo si je můžete vyrobit sami. Stačí proděravět čtvrtku na užší straně a tu pak na šířku vložit mezi dokumenty.

Do fólie můžete vkládat více dokumentů, čas při hledání vám ušetří post-it papírek nalepený na přední straně složky, kde bude napsáno, co složka obsahuje nebo jiné informace, které chcete vidět hned na první pohled, například datum splatnosti.

Takto založený šanon nadepište silným fixem a pravidelně zakládejte dokumenty. Pořádek vám jistě usnadní práci.

Archivační krabice

Po delším čase už některé dokumenty nebudete potřebovat a tak je vhodné udělat místo na nové. Bohužel staré dokumenty nesmíte podle zákona jen tak vyhodit. Pro tento případ jsou vyráběné archivační krabice. Na které napíšete obsah šanonů a také datum, do kterého musíte tyto dokumenty schraňovat. Při třídění dokumentů do krabice dbejte na to, aby vkládané šanony spolu souvisely.

Po uplynutí nutné doby si můžete udělat místo na nové a skartovat staré. Správa dokumentů ve firmě je běh na dlouhou trať a tak se opravdu vyplatí si hned na startovní čáře udělat pořádek a běžet ve stejném tempu. 

autor:
Jiří Novák
marketingový specialista

Související zboží

Euroobal A4 PH101, clear (hladký), balení 100 ks	Pořadač A4, šanon 7,5cm s pákou, červený	Pořadač A4, šanon 7,5cm s pákou, žlutý