Dlouhodobé skladování dokumentů vyžaduje více než jen šanon a krabici

Publikováno: 22. 12. 2021

Regál plný šanonů a ty plné dokumentů. Tak vypadá minimálně jedna místnost v každé firmě. Pro „živé“ dokumenty je to ideální postup, ale když musíte nějaké papíry uložit do skladu, měli byste mu věnovat větší péči než jen vložit šanon do krabice.

Příliš se to neví, ale papír při skladování vylučuje chemické látky, které mu nesvědčí. Je tak vhodné, aby krabice/box, ve které je uložený, uměla tyto látky neutralizovat, nebo aby aspoň sama krabice neuvolňovala žádné agresivní látky. Třeba z nevhodného lepidla.

Další požadavky jsou spíše logistické. Správná archivační krabice by měla mít několik míst pro popis a být vhodná pro svislé i vodorovné uložení do regálů. Měla by také mít nějaký ergonomický otvor, který usnadní manipulaci a vytahování z reálu nebo krabice.

Před uložením dokumentů do archivační krabice je doporučujeme sepnout archivační sponou. Spona je uchytí bezpečněji a šetrněji než šanonové kroužky.

Výhody archivačních boxů

Archivační boxy slouží hlavně pro střednědobé a dlouhodobé skladování dokumentů. Od běžných lepenkových krabic se liší materiálem. Používá se na ně speciální karton, který uvnitř umí lépe držet stabilní prostředí a je tak k papíru šetrnější než běžná lepenka.

Nejkvalitnější archivační boxy využívají kartony s alkalickou rezervou. Alkalická rezerva umí pohltit a neutralizovat kyseliny vzniklé v důsledku přirozeného stárnutí papíru. Pomáhá pohltit i atmosférické znečištění a prodlužuje tak životnost dokumentů. Za dostatečnou je považována rezerva 2-3% uhličitanu vápenatého nebo hořečnatého.

Kdo chce jít do extrému a skladovat citlivé dokumenty jako v peřince, může poptat i speciální knihovnické lepenky. V nich jsou použity nejen speciální kartony, ale zkoumal se i vliv lepidel, původ buničiny v papíru, použité bělidlo a podobně. Protože ale neskladujete Kosmovu kroniku, ale účetnictví nebo smlouvy, budou vám pravděpodobně stačit průmyslové archivační boxy, které najdete i v naší nabídce.

Pokud je budete skladovat v suché místnosti se stálou teplotou, vydrží dokumenty v kvalitní archivační krabici bez poškození i desítky let.

autor:
Jiří Novák
marketingový specialista

Související zboží

Archivační spony balení 50 ks	Archivační krabice na pořadače 470*346*310 mm	Emba kartonový box na dokumenty A4 75 mm - 25 ks zelený