Archivace dokumentů - co nakoupit?

Publikováno: 19. 1. 2023

Faktury, smlouvy, účetní doklady, personální dokumentace, mzdové listy a mnohé další listiny musí jednou za čas uvolnit místo novým dokumentům. Aby bylo vyklízení kancelářských skříních co nejsnadnější je dobré se předem vybavit vším potřebným pro archivaci. Než začnete s tříděním dokumentů zjistěte si kdo, které dokumenty a jak dlouhou dobu je povinen uchovávat. Více info v článku Archivace dokumentů - co je potřeba vědět, než začnete?

Co je potřeba:

Archivační spony 

Pomocí archivační spony snadno sepnete stoh dokumentů a uvolníte si tak pořadač pro další použití.

Archivační boxy

Sepnutý stoh dokumentů založte do archivačního boxu, ten ochrání dokumenty před mechanickým poškozením, světlem, prachem, nečistotami a dalšími nepříznivými vlivy. Kvalitní archivační boxy jsou vyráběné ze speciální lepenky, s tzv. alkalickou rezervou (Ta umožňuje neutralizaci kyselin vznikajících při procesu přirozeného stárnutí dokumentů).

Archivační krabice

Nakonec boxy s dokumenty umístěte do archivační krabice. Velké množství listin má značnou hmotnost, proto je určitě dobré se spolehnout raději na krabice speciálně určené k archivaci než na ty obyčejné zásilkové. Mají vyztužené dno, praktické víko a odnosné otvory na stranách. Do archivační krabice se vejde 6 archivboxů nebo pořadačů (s hřbetem šířky 7,5 cm)

Další pomůcky

Popisovače, rozdělovače (rozřazovače, rozlišovače), sešívačka, rozešívačka, samolepicí štítky na šanony, průhledné prospektové obaly (tzv. eurosložky). 

Základem je všechny boxy a krabice dobře popsat. Když si na ně navíc poznamenáte, kdy uloženým dokumentům uplyne skartační lhůta, budete si v budoucnu děkovat.

autor:
Pavla Lébrová
marketingový specialista

Související zboží

Archivační krabice na pořadače	Emba kartonový archiv box A4 75 mm	Archivační spony balení 50 ks